ミーティングを効果的に進めるための最低限の3つのポイント
日々の業務や課題推進を円滑に進めていくうえで、ミーティングは欠かせない時間です。ただし、ミーティングが「何となく話し合って終わる場」になってしまっては、本来の効果を発揮できません。時間を有効に使い、意義ある場とするために、最低限押さえておきたいポイントを3つご紹介します。
●議題ごとの「ゴール(目標)」を明確にする
まず重要なのは、「この議題は、ミーティング終了時にどうなっていれば成功といえるか?」というゴール設定です。一口に議題といっても、以下のようなタイプに分けられます。
「報告・情報共有」だけでよいもの
「意見交換・検討」が必要なもの
最終的な「意思決定」が求められるもの
これらをあいまいにしたまま話し始めてしまうと、発言も流れもぼやけてしまいがちです。ミーティング冒頭で「この議題のゴールは何か?」を参加者全員で確認することで、話し合いの焦点が明確になります。
もし、ゴールが不明確な議題があれば、「この議題は、何を決められれば終わりと言えるでしょうか?」といった問いかけで確認してみましょう。
●話し合いを「見える化」する
会話だけに頼ったミーティングは、内容が頭の中だけで処理され、「空中戦」になってしまうことがあります。
そこで有効なのが、話し合いの可視化です。大げさなツールは必要ありません。A4用紙やホワイトボード、付箋などを使って、「議題」「意見」「決定事項」などをその場で書き出していくだけで、議論の構造が整理され、参加者全員の認識も揃いやすくなります。
●決定事項を最後に必ず確認する
ミーティングの最後には、その場で決まったことを明確にしておくことが不可欠です。たとえば、「本日の決定事項を確認させてください。〇〇〇と△△△でよろしいですか?」と口に出して確認してみてください。
このひと手間を入れることで、「あれって結局決まったんだっけ?」という後々の混乱を防ぐことができます。意外と、参加者間で認識がズレていることも少なくありません。

これら3つのポイントは、どれもすぐに実践できるものばかりです。「うちのミーティングは、少し効率が悪いかも」と感じている方は、ぜひ一度、これらを取り入れてみてください。ちょっとした工夫で、ミーティングの質は大きく変わります。
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2025.07 株式会社ネグジット総研 経営コンサルタント 久保 隆